Hướng dẫn sử dụng Vihostay
Vihostay là phần mềm quản lý khách sạn / homestay đơn giản cho chủ kinh doanh Việt Nam. Trang này tóm tắt cách bắt đầu, tính năng có sẵn, và những gì chưa làm trong giai đoạn beta.
1. Bắt đầu nhanh
Sau khi nhận lời mời beta, bạn cần ~10 phút để setup chi nhánh đầu tiên. Làm tuần tự 7 bước dưới đây — mỗi bước chỉ vài thao tác.
Tạo tài khoản và đăng nhập
Truy cập trang đăng ký, nhập email + mật khẩu. Hộp thư của bạn sẽ nhận một email xác nhận — bấm link trong email để hoàn tất.
Tạo chi nhánh (property)
Lần đầu đăng nhập sẽ vào màn hình tạo chi nhánh. Đặt tên (ví dụ "Hostel Bến Tre") và slug ngắn (ví dụ benthre). Slug sẽ là URL của bạn: vihostay.com/benthre.
Slug chỉ chứa chữ thường, số, và dấu gạch ngang. Không đổi được sau khi tạo nên chọn cẩn thận.
Khai báo loại phòng
Vào Phòng → Loại phòng, tạo các loại phòng cơ bản (Single, Double, Dorm 6, ...). Mỗi loại có sức chứa mặc định và giá tham chiếu.
Thêm phòng vật lý
Vẫn ở Phòng, dùng Tạo nhiều phòng cùng lúc để thêm dải phòng (vd: prefix 20, 1 → 5 → tạo phòng 2001 đến 2005). Hoặc thêm từng phòng nếu số ít.
Tạo booking đầu tiên
Vào Đặt phòng → Tạo mới, chọn phòng + ngày check-in/out + thông tin khách. Hệ thống tự kiểm tra trùng lặp và tính giá tổng.
Mở tab Lịch để xem timeline trực quan — kéo để vẽ booking, kéo cạnh để đổi ngày.
Check-in, check-out, thu tiền
Đến ngày khách tới: mở booking → bấm Check-in. Trạng thái phòng tự chuyển sang "đang có khách".
Thu tiền: tab Thanh toán trong booking — chọn cọc hoặc thanh toán đủ + phương thức (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ).
Khi khách rời: bấm Check-out. Phòng chuyển sang "cần dọn" trên Housekeeping.
Xuất hóa đơn và xem báo cáo
Trong booking đã check-out: bấm Xuất hóa đơn PDF — số hóa đơn được cấp tự động và không đổi sau đó.
Vào Báo cáođể xem doanh thu theo tháng, công suất phòng (occupancy/ADR/RevPAR), và P&L (lợi nhuận = doanh thu − chi phí).
2. Tính năng chính
- Đặt phòng — CRUD booking, calendar 30 ngày kéo-thả, group booking (nhiều phòng cùng lượt đặt), kiểm tra trùng lặp tự động.
- Quản lý phòng — Loại phòng, phòng vật lý, rack view 14 ngày, kanban housekeeping (5 cột: clean / dirty / cleaning / inspected / out-of-order).
- Khách hàng — Hồ sơ khách (tên, SĐT, CCCD, ngày sinh, quốc tịch). Chụp/lưu CCCD khi check-in.
- Thanh toán — Ghi nhận cọc, thanh toán từng phần, đầy đủ. Phương thức: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ. Tự tính số dư còn nợ.
- Hóa đơn — Xuất PDF với số hóa đơn tăng dần per-property. Số hóa đơn không đổi sau khi cấp.
- Báo cáo— Doanh thu theo tháng, công suất (occupancy / ADR / RevPAR), P&L, báo cáo ca/ngày (arrivals, departures, thu-chi).
- Chi phí— Ghi nhận chi phí vận hành (điện, nước, lương, sửa chữa) — tự cộng vào P&L.
- Pricing rules — Giá phòng linh hoạt theo ngày/season (cuối tuần, lễ tết).
- Sự cố / maintenance — Báo cáo phòng hỏng, assign cho member, tự chuyển trạng thái phòng sang out-of-order.
- Dịch vụ phát sinh — Minibar, breakfast, laundry — tự cộng vào hóa đơn.
- OTA import — Upload CSV từ Booking.com Extranet, parser tự động map phòng và validate trùng lặp.
- Direct booking widget — Mã nhúng cho website cá nhân, khách tự đặt phòng trực tiếp không qua OTA.
- Email xác nhận — Gửi email tự động cho khách khi tạo booking, có thể resend.
- Notifications — Chuông trong app cho 3 sự kiện: booking mới, check-in, task được giao.
- Multi-property — 1 tài khoản quản lý nhiều chi nhánh, switch nhanh từ menu trên cùng.
3. Vai trò & quyền
Mỗi chi nhánh có 3 vai trò cố định:
| Vai trò | Quyền |
|---|---|
| Chủ sở hữu (owner) | Toàn quyền: phòng, đặt phòng, báo cáo, chi phí, mời thành viên, billing. |
| Quản lý (manager) | Phòng, đặt phòng, báo cáo, chi phí. Không quản lý thành viên / billing. |
| Nhân viên (staff) | Check-in / check-out, cập nhật trạng thái phòng, housekeeping. Không xem báo cáo / cài đặt. |
Cùng 1 user có thể là Chủ sở hữu ở chi nhánh A và Nhân viên ở chi nhánh B — vai trò gắn theo chi nhánh, không theo tài khoản.
4. FAQ
Quên mật khẩu thì sao?
Trang đăng nhập có chức năng "Quên mật khẩu" — nhập email, hệ thống gửi link reset. Trong closed beta, nếu không nhận được email vui lòng liên hệ trực tiếp qua Zalo (xem mục Liên hệ).
Mời thêm thành viên (manager / staff) như thế nào?
Vào Cài đặt → Thành viên (chỉ owner thấy), nhập email người được mời và chọn vai trò. Họ cần có sẵn tài khoản Vihostay (tự đăng ký) trước khi được thêm.
Có thể đổi slug chi nhánh sau khi tạo không?
Hiện tại chưa. Vì slug là URL của bạn, đổi sẽ làm hỏng các link đã chia sẻ. Nếu thực sự cần đổi, liên hệ admin để hỗ trợ migrate.
Data của tôi có an toàn không?
Có. Database Postgres của bạn được host trên Supabase với mã hóa at-rest, daily backup tự động (giữ 7 ngày), và Row-Level Security đảm bảo data của 1 chi nhánh không lộ sang chi nhánh khác.
Ngoài daily backup tự động, admin còn dump manual định kỳ để có offline copy, phòng trường hợp Supabase mất kết nối.
Booking đã tạo có sửa được không?
Có — sửa được ngày check-in/out, phòng, thông tin khách, ghi chú. Trạng thái booking (confirmed → checked-in → checked-out / cancelled) đi 1 chiều, không undo được.
Xuất hóa đơn rồi có sửa được không?
Số hóa đơn (INV-YYYY-NNNN) là immutable — không đổi được. Nội dung hóa đơn lấy từ booking + payments hiện tại, nên nếu sửa booking thì PDF mới sẽ phản ánh thay đổi.
Lỡ tạo nhầm phòng/booking thì xóa được không?
Phòng và booking xóa được nếu chưa có data liên kết phức tạp. Booking đã có thanh toán: phải xóa thanh toán trước.
5. Hạn chế hiện tại (closed beta)
Vihostay đang trong giai đoạn beta. Những tính năng dưới đây chưa có và đang được lên kế hoạch cho các sprint sau:
- Thông báo Zalo / SMS — Hiện chỉ có email confirmation. Khách Việt thường không check email — sprint sau sẽ tích hợp Zalo OA + SMS gateway.
- Thanh toán online — Khách chưa thanh toán được trực tiếp qua VNPay QR / thẻ. Hiện vẫn ghi nhận thủ công sau khi nhận tiền.
- Guest portal online check-in — Khách chưa check-in được online qua link gửi email.
- Mobile app — Chưa có app iOS/Android riêng. Web responsive dùng được trên điện thoại nhưng UX không tối ưu cho thao tác nhanh.
- Đa ngôn ngữ — Hiện chỉ tiếng Việt. Tiếng Anh sẽ thêm sau khi có khách quốc tế.
- Multi-currency — Hiện chỉ VND.
- Backup PITR (Point-in-Time Recovery) — Hiện chỉ có daily backup giữ 7 ngày + manual dump. PITR cần upgrade Supabase Pro.
- Channel manager — Sync booking với Booking.com, Agoda, ... đang dùng manual CSV import. Real-time channel manager đang chưa có.
Trong beta, nếu bạn gặp bug hoặc cần tính năng cụ thể — vui lòng phản hồi ngay qua Zalo (xem mục Liên hệ). Bạn là người dùng sớm nhất, ý kiến của bạn sẽ định hướng roadmap.
6. Liên hệ
Trong giai đoạn closed beta, kênh hỗ trợ chính là Zalo group dành riêng cho beta tester:
- Zalo group: link mời được gửi trong email chào mừng beta.
- Email: nguyenvanphong5998@gmail.com
- Phản hồi bug / đề xuất tính năng: gửi qua Zalo group hoặc email — phản hồi trong vòng 24h ngày làm việc.